Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Trong quá trình Tổ chức sự kiện, chúng ta tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả, người làm sự kiện cũng nên lưu ý một số điều.

1. Có những yêu cầu rõ ràng trong quá trình tổ chức sự kiện

Các angency thường than vãn rằng chất lượng phục vụ của suppliers quá kém nhưng đôi khi không thử xem lại cách đưa ra yêu cầu của mình. Tâm lý mình cũng là khách hàng trong mối quan hệ Client – Agency – Suppliers và khi khách hàng của chúng ta có những đòi hỏi phi lý thì ta cũng mang áp xuống với suppliers yêu cầu họ thực hiện.
Trong trường hợp những yêu cầu từ phía khách hàng không khả thi, là người thực hiện chính, chúng ta nên tham khảo ý kiến từ phía suppliers và cùng họ tìm ra giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, và trong khả năng có thể thực hiện được chứ không phải là đưa ra một danh sách yêu cầu và khi không nhận được phản hồi tích cực từ nhà cung cấp thì than phiền về họ.

2. Đề nghị suppliers chứng minh năng lực

Để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực. Nếu có kiến thức về các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt, bạn có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2 ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng, công suất thế nào?”, nhưng không có thì cũng không sao. Bạn cần chuẩn bị một vài câu hỏi để giúp xác định được có đúng là suppliers đã cung cấp dịch vụ cho sự kiện X, Y, Z hay không như: Sự kiện do đơn vị nào thực hiện, Ai là người phụ trách chính của sự kiện đó. Chuyên sâu hơn, có thể hỏi họ: Trong quá trình cung cấp dịch vụ cho sự kiện có rắc rối nào xảy ra không, anh/chị đã xử lý thế nào?...để xác định được kinh nghiệm tổ chức của họ.
Một số suppliers không nhiều kinh nghiêm nhưng họ khá chu đáo, có phương án backup thì chúng ta cũng nên xem xét các yếu tố khác như trang thiết bị của họ còn mới và phục vụ tận tình,...

3. Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể

Để tránh tranh cãi về trách nhiệm khi có rắc rối xảy ra và cụ thể hóa công việc của suppliers, bạn nên có bản hợp đồng với các điều khoản rõ ràng với họ. Trong quá trình thực hiện sự kiện, cả 2 phía sẽ cùng bám sát và thực hiện theo bản hợp đồng này.

4. Có phương án backup riêng

Kể cả khi mọi thứ đã lên kế hoạch và xem như chắc chắn thì vẫn…không có gì là chắc chắn.
Kinh nghiệm của người viết trong một lần thuê agency là trong một sự kiện ngoài trời khi thời tiết bỗng chuyển biến xấu trong ngày hôm trước khi sự kiện diễn ra dù đã lường trước nên gọi đến 3 agency nhưng cuối cùng vẫn không thể set up trong đêm do có vài event trùng vào thời điểm đó và mỗi suppliers một lý do: quân chia đi hết không rút về được, sau khi tháo dỡ event trước nhân sự quá kiệt sức không thể set up mới và vật dụng hiện tại không đủ để set up do khung gãy, dù rách,…Dù cuối cùng thì mọi việc vẫn phải diễn ra và cũng ổn thỏa nhưng bài học xương máu là luôn có phương án back up về suppliers của riêng mình.

5. Hợp tác trên tinh thần tôn trọng

Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau vì biết đâu có lúc ta cần họ. Nếu không thể làm việc với nhau lần này còn có những lần sau. Gần đây, trên một diễn đàn uy tín dành cho người làm sự kiện có một vụ “tố xấu” của một agency với một nhà cung cấp bong bóng nghệ thuật. Sự việc được nhìn dưới nhiều khía cạnh khác nhau, người thì bảo supplier sai, người thì bảo agency phải xem lại thái độ đưa ra yêu cầu,…Bên cạnh đó, nhà cung cấp lại post lên fanpage những lời lẽ công kích để cho các agency thấy được.
Cách cư xử hợp lý là nhà cung cấp khi biết thông tin, nên có người đại diện vào để đưa ra ý kiến hoặc giải thích, làm rõ không chỉ với người bức xúc đang viết bài kia mà để mọi người có cái nhìn đầy đủ và thiện cảm hơn đối với họ chứ không đánh giá qua bài viết một chiều. Bên cạnh đó, agency khi không hợp tác được với supplier cũng cần tìm hiểu nguyên nhân vì sao họ không cung cấp cho mình (không phải đối tượng khách hàng của họ, yêu cầu vượt khả năng đáp ứng,…) trước khi bêu riếu họ trước cả một cộng đồng làm event để hạ thấp uy tín của họ.

TAGS: to chuc su kien | công ty sự kiện

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Nguồn: netmedia.com.vn